Số hoá dữ liệu: Cách thức tạo ra giá trị và cạnh tranh trên thị trường

Hiện nay, số hoá dữ liệu đang là giải pháp công nghệ cao được áp dụng để hỗ trợ quá trình kinh doanh diễn ra đơn giản và hiệu quả hơn. Trước đây, việc lưu trữ tài liệu giấy và các tệp analog khiến doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro như: thất lạc, hư hại, chiếm dụng không gian lưu trữ, mất phí đầu tư kho…Bên cạnh đó, việc tìm kiếm tài liệu khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian, điều này gián tiếp làm ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. 

Chính nguyên nhân trên mà hoạt động số hoá tài liệu đã ra đời. Đây như một biện pháp cứu cánh giúp các doanh nghiệp và tổ chức có thể loại bỏ các rủi ro trước đây. Từ đó, việc sử dụng, kiểm tra, giám sát và trao đổi dữ liệu sẽ được diễn ra hoàn toàn trên hệ thống, giúp xóa bỏ khoảng cách không gian và thời gian. Giờ đây toàn bộ công ty có thể sử dụng tài liệu chung để hỗ trợ việc hoàn thành các kế hoạch kinh doanh ngày càng tốt hơn. Cùng MP BPO theo dõi ngay bài viết để hiểu rõ hơn về hoạt động số hoá dữ liệu nhé. 

Số hoá dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là tiến trình chuyển đổi thông tin từ dạng in trên giấy (analog) sang dạng số hóa (digital). Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên nền tảng đám mây hoặc dữ liệu máy tính, từ đó người dùng có thể tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng mà không phải tìm kiếm như cách truyền thống. 

Thông thường, các nội dung được số hoá vẫn đảm bảo chính xác 99,999%. Đơn giản là các tệp tin này sẽ được quét bằng các thiết bị công nghệ cao như máy scan, máy ảnh kỹ thuật số….Sau đó hệ thống sẽ đọc dữ liệu và chuyển sang bản điện tử mà không làm thay đổi bất kỳ thông tin hay bố cục nào. 

Quá trình số hoá tài liệu sẽ được diễn ra dựa vào 3 nhân tố chính đó là: Thiết bị hỗ trợ, phần mềm và dịch vụ số hoá. Cụ thể:

• Thiết bị: Máy quét, máy scan, máy ảnh…
• Phần mềm: Hệ thống quản lý hồ sơ, báo cáo thống kê, tài liệu số hoá dưới dạng text, excel, pdf… 
• Dịch vụ số hóa: cho thuê thiết bị công nghệ thông tin, máy quét dữ liệu. Dịch vụ BPO, nhập liệu hoặc hỗ trợ chuyển đổi nội dung.

>> Tham khảo thêm: Số hoá tài liệu là gì?

Vì sao doanh nghiệp, tổ chức cần số hoá dữ liệu?

Nghiên cứu cho thấy, hành vi tìm kiếm tài liệu giấy sẽ tiêu hao ít nhất 18 phút cho mỗi lần tìm kiếm. Đây là hồi chuông báo động cho việc lãng phí tài nguyên nhân sự vào những việc không cần thiết. Chưa kể đến có rất nhiều trường hợp không tìm thấy thông tin hoặc tìm sai tài liệu dẫn tới ảnh hưởng lớn đến kết quả làm việc. Chính vì thế các doanh nghiệp và tổ chức cần thực hiện ngay quá trình chuyển đổi số bởi các lý do sau đây:

Thu gọn không gian lưu trữ dữ liệu

Muốn lưu trữ tài liệu truyền thống mỗi doanh nghiệp cần dành ra riêng phòng kho để cất trữ. Dữ liệu càng nhiều thì diện tích kho sẽ càng tăng, kéo theo đó là chi phí thuê văn phòng và phí nhân công xử lý dữ, sắp xếp dữ liệu cũng tăng theo. Bên cạnh đó, việc thất thoát tài liệu, ẩm mốc, hư hại là điều không thể tránh khỏi.

Tuy nhiên, khi bạn chuyển sang lưu trữ dưới dạng số hoá thì tất cả các file đều được tải lên nền tảng đám mây. Lúc này doanh nghiệp không cần tốn bất kỳ phòng kho hay nơi cất trữ nào hết. 

Dễ dàng tra cứu thông tin, truy cập tài liệu

Các dữ liệu số hoá được sắp xếp theo cấu trúc nhất định giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và truy cập thông tin nhanh chóng. Bên cạnh đó, việc chia sẻ tài liệu cũng được tiến hành đơn nhanh chóng hơn. Quá trình này sẽ gỡ bỏ rào cản về thời gian, không gian, địa lý…Tất cả các phòng ban trong công ty đều có thể search tài liệu mình đang cần thiết. Hỗ trợ quá trình làm việc ngày càng tốt hơn, đồng thời giúp quá trình gửi tài liệu, email, fax cũng được tiến hành thuận lợi. 

Đảm bảo vấn đề an toàn bảo mật

Các tài liệu được lưu trữ trong không gian hệ thống có tính bảo mật cao, ngăn chặn sự tiếp cận và xâm nhập từ bên ngoài. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể chủ động tăng cường nhiều lớp bảo mật để bảo đảm tài liệu tuyệt đối không rò rỉ ra bên ngoài. 

Tối ưu hoá quy trình làm việc, nâng cao năng suất nhân sự

Khi cần tài liệu hỗ trợ công việc thì các nhân viên chỉ cần lên hệ thống, search đúng từ khóa là dữ liệu sẽ xuất hiện. Đồng thời, các tệp tin được đồng bộ  trên hệ thống công ty nên các phòng ban khác nhau đều có thể xem thông tin được lưu trữ. Quá trình chia sẻ thông tin sẽ giúp công việc được diễn ra thuận lợi, đồng thời khai thác tối đa năng suất lao động. 

Áp dụng phần mềm số hóa tài liệu của MPBPO

Những loại tài liệu có thể số hóa?

Số hoá dữ liệu được đánh giá là nghiên cứu công nghệ cao có tính ứng dụng hiệu quả trong thực tiễn. Hoạt động này giúp loại bỏ thói quen cất trữ tài liệu rườm rà, dẫn đến tình trạng mất tài liệu hoặc không tìm thấy những lúc cần thiết. Giờ đây tất cả các doanh nghiệp đều có thể chuyển đổi nội dung dạng analog sang digital nhanh chóng và dễ dàng. Các loại tài liệu có thể scan bao gồm:

• Tài liệu dạng văn bản
• Hình ảnh, bản vẽ,
• Bản thiết kế
• Số hoá vật thể 3D
• …

Quy trình số hóa dữ liệu chuẩn

Quy trình số hoá dữ liệu được tiến hành theo 5 bước sau đây:

Bước 1: Lựa chọn dữ liệu để số hóa

Dữ liệu càng nhiều thì quá trình số hoá càng lâu, bên cạnh đó, các tệp khác nhau cũng có cách số hoá khác nhau. Chính vì thế, các doanh nghiệp cần lựa chọn các tài liệu quan trọng và thật sự cần thiết, sau đó phân loại và tiến hành chuyển đổi số. 

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu

Chuẩn bị tài liệu cần quét, đồng thời đảm bảo rằng các tệp này được làm phẳng, không uốn góc, rách, nhàu…

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Thiết lập hệ thống là bước quan trọng nhất để chuyển đổi tệp analog sang digital. Các tài liệu sẽ được lên danh sách, sau đó gắn vào phần mềm ứng dụng và tạo thành metadata. Các tệp tin này sẽ được định dạng theo quy ước đã được đặt ra trước đó.

Để thuận tiện hơn, khách hàng có thể tiến hành theo quy trình sau đây: Quét tài liệu → Đặt tên file → Chọn định dạng → Đóng → Ghim lại thành tổ chức thống nhất → Tạo metadata.

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu đã số hóa

Check lại toàn bộ các dữ liệu đã được chuyển đổi số, dữ liệu nào chưa đạt yêu cầu thì tiếng hành mã hoá lại từ đầu. Các tiêu chí để đánh giá tài liệu hoàn chỉnh là:

• Ảnh được scan chân thật, rõ nét và đủ số lượng
• Lựa chọn chất lượng ảnh đầu ra tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp, thông thường các định dạng sử dụng sẽ là PDF hoặc JPG.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu

Sau khi đã hoàn tất việc số hoá dữ liệu thì người thực hiện sao chép sẽ bàn tiến hành bàn giao kèm theo dữ liệu gốc. Sau đó tiến hành đối chiếu, kiểm tra xem tài liệu đã được mã hoá đầy đủ chưa và có xuất hiện sai sót nào không. Nếu có tiến hành số hoá lại dữ liệu thiếu sót. 

Thị trường số hóa tài liệu tại Việt Nam

Những điểm cần lưu ý khi số hoá dữ liệu

Số hoá là hoạt động cực kỳ quan trọng, bởi vì nếu các thông tin chuyển đổi sai sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc của cả doanh nghiệp. Chính vì thế các tổ chức, cơ quan thực hiện chuyển đổi số cần lưu ý các yếu tố sau đây:

• Xác định rõ mục tiêu số hóa, hoạt động này sẽ mang lại lợi ích gì? Việc chuyển đổi số có thật sự mang đến lợi ích cho doanh nghiệp không?
• Số lượng tài liệu cần chuyển đổi là bao nhiêu?
• Doanh nghiệp muốn chuyển tệp dữ liệu sang định dạng nào?
• Chất lượng sau chuyển đổi là gì?
• Chi phí cần phải bỏ ra cho hoạt động số hoá dữ liệu là bao nhiêu?

Ngoài ra, việc xem xét là cung cấp và công ty hỗ trợ số hóa cũng là vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần quan tâm. Phải chọn công ty uy tín, kỹ thuật chuyên môn cao và máy móc hỗ trợ hiện đại để quá trình chuyển đổi dữ liệu diễn ra nhanh chóng và chính xác. 

Dịch vụ số hoá dữ liệu tổng thể tại MP BPO

Ngay bây giờ hãy chuyển đổi dữ liệu truyền thống sang tệp digital bằng phương pháp số hoá dữ liệu. Hoạt động này sẽ giúp các công ty và doanh nghiệp nâng cao năng suất hoạt động, đồng thời tiết kiệm khá nhiều chi phí. 

MP BPO là đơn vị có hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc khai thác và triển khai các dự án công nghệ. Đồng thời mang đến các dịch vụ số hoá giúp hàng nghìn công ty trong và ngoài nước nâng cao hoạt động kinh doanh. Khi lựa chọn sử dụng dịch vụ của chúng tôi khách hàng sẽ nhận được các đảm bảo sau đây:

• Thời gian chuyển đổi nhanh
• Độ chính xác đạt 99,9999%
• Hỗ trợ thiết bị công nghệ cao và kỹ thuật hiện đại
• Giá cả hợp lý

Số hóa tài liệu: Nền tảng chuyển đổi kỹ thuật số

Số hoá dữ liệu được đánh giá là bước đột phá của quan trọng trong thời đại 4.0. Giúp loại bỏ các hoạt động lỗi thời như lưu trữ tài liệu giấy, chuyển sang hình thức cất trữ tệp digital trên hệ thống máy chủ. Từ đó, hỗ trợ cách thức tương tác với tài liệu ngày càng dễ dàng sơn. Cụ thể, từ việc thu thập, phân tích, sử dụng dữ liệu sẽ được tiến hành thuận tiện, từ đó mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. 

Chính vì thế, ngay từ bây giờ tất cả các doanh nghiệp nên lên kế hoạch và tiến hành chuyển đổi dữ liệu sang dạng số hoá. Hình thức này được đánh giá là có tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí hoạt động, giúp nhân viên dễ tra cứu tài liệu…Liên hệ ngay MP BPO theo hotline: 0931 939 453 để được tư vấn miễn phí. Đồng thời được hỗ trợ gói dịch vụ số hoá dữ liệu ưu đãi nhất nhé.