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企業のデジタルトランスフォーメーションに必要な条件:ドキュメントのデジタル化。

21世紀に入る前は、ほとんどの企業は文字通り事務処理に溺れていました。すべてのドキュメントは紙に印刷され、場合によっては複数のコピーが配布され、紙で読み取られ、紙にファイルされ、最後に紙に保存されます。ユビキタスなファイルキャビネットはどんどん大きくなっています。紙の文書の印刷、配布、保管を処理するために、業界全体が開発されています。これらの紙ドキュメントのせいで多くの森林は死にました。紙を保管するために巨大な倉庫全体が存在しました。現在の見晴らしの良い場所からの経営史のその期間を見ると、以前の企業の活動は信じられないほど非効率に見えます。現在、インターネットは、データを送信するための最も効率的で便利な方法として浮上しており、瞬く間に物理的および地理的な障壁を克服しています。データがデジタル形式で存在しない場合は、遅かれ早かれ必要になり、このプロセスは、ドキュメントのデジタル化と呼ばれます。

つまり、ドキュメントのデジタル化は紙のドキュメントをさまざまなデジタル形式に変換することです。デジタル技術の誕生により、新聞、定期刊行物、本、画像、テキスト、その他のビジネス文書などの物理的な文書を、pdf、doc、Xls、XML、jpeg、gif、HTML、CD、テープなどのデジタルバージョンに変換できるようになりました。

慎重に計画し、適切な相棒を選択すれば、ドキュメントのデジタル化は簡単になります。BPO.MPは、この一連のソリューションに高い安全性、専門性、信頼性を定期的に提供しています。私たちの仕事は迅速に行われ、より多くのスタッフを雇用してトレーニングする時間とコストを節約できます。

Số hóa tài liệu - Điều kiện cần để doanh nghiệp chuyển đổi số

なぜデジタル化するのですか?

ドキュメントのデジタル化の最初のステップでは、ドキュメントをスキャンします。このプロセスで作成されたデジタル化されたドキュメントには、次のような多くの利点があります。

  • 保存、取得、編集が簡単
  • コピーが簡単
  • 高速化アクセス
  • 転送と共有が簡単
  • 多くの形式のデジタルデータ送信と互換性があります

なぜドキュメントのデジタル化を外注するのですか?

紙のドキュメントをデジタル化すると、ビジネスのやり方が劇的に変わります。また、ドキュメントのセキュリティの向上や紙関連のコストの削減など、他にも多くのメリットがあります。ドキュメントのデジタル化サービスには、アーカイブ、スキャン、アクセス制御、ドキュメントのタグ付け、プロセス定義、カスタム検索、ソフトウェアのカスタマイズ、統合、サポートなどが含まれます。

デジタルドキュメントは、共有、レプリケーション、保存、取得が簡単です。それらはほぼ瞬時にコピーおよびバックアップできるため、外部からの衝撃や自然災害によって失われたり破壊されたりすることはありません。デジタルバージョンは、コアビジネスの意思決定に寄与する傾向についてAIによって分析できます。

ドキュメント変換は安全性と利便性を齎し、デジタルコピーへの制御されたアクセスを提供することで、必要なドキュメントをより速く、より簡単で、より安全で見つけて使用できるようになります。デジタル化の目標は、セキュリティ、運用効率、および制御を損なうことなく、紙ベースのドキュメントへの依存を劇的に減らすことです。

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