データのデジタル化: 価値を創造し、市場で競争する方法

現在、データのデジタル化は、ビジネス プロセスをよりシンプルかつ効率的にするために適用されるハイテク ソリューションです。 以前は、紙の書類やアナログ ファイルの保管により、企業は紛失、破損、保管スペースの占有、倉庫投資費用の損失など、多くのリスクに直面することになりました。また、文書の検索には従業員に多大な時間がかかり、効率に間接的に影響を受けます。

書類のデジタル化が生まれたのはこのためです。 これは、企業や組織がこれまでのリスクを排除するのに役立つ生命線の対策です。 そこからは、データの使用、確認、監視、交換がすべてシステム上で行われるため、スペースと時間のギャップが解消されます。 会社全体が共通の文書を使用して、より優れた事業計画の完成をサポートできるようになりました。 データのデジタル化をより深く理解するには、MP BPO の次の記事を読みましょう。

データのデジタル化とは何ですか?

データのデジタル化は、情報を印刷形式 (アナログ) からデジタル形式 (デジタル) に変換するプロセスです。 これらのデータはクラウド プラットフォームまたはコンピューター データに保存され、ユーザーは従来の方法のように検索することなく、そこから情報を迅速かつ簡単に検索できるようになります。

通常、デジタル化されたコンテンツは 99.999% の精度を保っています。 これらのファイルは、スキャナーやデジタル カメラなどのハイテク デバイスでスキャンされ、システムがデータを読み取り、情報やレイアウトなどを変更することなく電子コピーに変換します。

文書デジタル化のプロセスは、サポート機器、ソフトウェア、デジタル化サービスという 3 つの主な要素に基づいて行われます。 具体的には：

• 設備: スキャナー、カメラなど
• ソフトウェア: 記録管理システム、統計レポート、テキスト、Excel、PDF 形式のデジタル化された文書など 
• デジタル化サービス: IT 機器のレンタル、データ スキャナー。 BPO サービス、データ入力またはコンテンツ変換のサポート。

>> 参考: 書類のデジタル化とは何ですか？

なぜ企業や組織はデータをデジタル化する必要があるのでしょうか?

調査によると、紙の書類を検索する行為には 1 回の検索につき少なくとも 18 分かかることがわかっています。 これは不必要なことに人的資源を浪費することに対する警鐘である。 情報が見つからなかったり、書類が間違っていたりするケースも多く、仕事の成果に大きな影響を及ぼします。 したがって、企業や組織は、次の理由からデジタルトランスフォーメーションプロセスを直ちに実装する必要があります。

データ保存スペースを縮小する

従来の書類を保管するには、各企業が保管用に個別の倉庫室を確保する必要があります。 データが増えれば増えるほど倉庫面積が増大し、オフィスの賃料やデータ処理・データ整理の人件費が発生します。 さらに、書類の紛失、カビ、損傷は避けられません。

ただし、デジタル ストレージに切り替えると、すべてのファイルがクラウドにアップロードされます。 現時点では、企業は倉庫や保管スペースを費やす必要はありません。

簡単に情報を検索したり、ドキュメントにアクセスしたりできる

デジタル化されたデータは、企業が情報を簡単に検索して迅速にアクセスできるように、特定の構造に配置されています。 さらに、ドキュメントの共有も高速化されます。 このプロセスにより、時間、空間、地理などの壁が取り除かれ、社内のすべての部門が必要なドキュメントを検索できるようになります。 作業プロセスをより適切にサポートし、文書、メール、FAXの送信プロセスもスムーズに行われるように支援します。

セキュリティを確保する

文書は安全性の高いシステム空間に保管され、外部からのアクセスや侵入を防ぎます。 また、文書が外部に絶対に漏洩しないように、多層のセキュリティを積極的に強化することもできます。

作業プロセスの最適化、スタッフの生産性を向上させる

仕事をサポートするドキュメントが必要な場合、従業員はシステムにアクセスして適切なキーワードを検索するだけで、データが表示されます。 同時に、ファイルは会社のシステム上で同期されるため、さまざまな部門が保存された情報を表示できます。 情報を共有することで業務がスムーズに進み、同時に労働生産性の最大化にもつながります。

MPBPOの書類デジタル化ソフトウェアを適用する

どのような書類がデジタル化できるか?

データのデジタル化は、効果的な実用化を伴うハイテク研究と考えられています。 このアクティビティにより、書類を紛失したり、必要なときに見つからなかったりする、煩わしい書類を保管する習慣がなくなりました。 現在、すべての企業がアナログ コンテンツをデジタル コンテンツに迅速かつ簡単に変換できるようになりました。 スキャンできる文書の種類は次のとおりです。

• テキスト書類
• 写真、スケッチ
• デザイン
• 3D オブジェクトのデジタル化
• …

標準的なデータデジタル化プロセス

データのデジタル化プロセスは次の 5 つのステップで実行されます。

ステップ 1: デジタル化するデータを選択する

データが多いほど、デジタル化プロセスに時間がかかります。また、ファイルごとにデジタル化方法も異なります。 したがって、企業は重要で本当に必要な文書を選択し、分類してデジタル変革を実行する必要があります。

ステップ 2: データを準備する

スキャンする文書を準備し、これらのファイルが滑らかで、曲がったり、破れたり、しわなどが生じていないことを確認します。

ステップ 3: システムをセットアップする

システムセットアップは、アナログファイルをデジタルに変換する際の最も重要なステップです。 ドキュメントはリスト化され、アプリケーション ソフトウェアに添付され、メタデータとして生成されます。 これらのファイルは、以前に設定された規則に従ってフォーマットされます。

より便利にするために、お客様は次の手順に従って進むことができます: ドキュメントをスキャン → ファイルに名前を付ける → 形式を選択 → 閉じる → 統合組織にピン留めする → メタデータを作成する。

ステップ4：デジタル化されたデータを確認する

デジタル変換されたデータを全てチェックし、要求を満たさないデータは最初から再エンコードします。 完全なドキュメントを評価する基準は次のとおりです。

• スキャンされた画像は正確で、鮮明で、十分です
• 企業のニーズに応じて出力画像の品質を選択します。通常、使用される形式は PDF または JPG です。

ステップ5：書類の検収と引き渡しする

データのデジタル化完了後、コピーオペレーターが原本データとともに引き渡します。 次に比較を行い、ドキュメントが完全にエンコードされているかどうか、エラーがないことを確認します。エラーがある場合は、不足しているデータを再デジタル化します。

ベトナムナムの書類デジタル化市場

データをデジタル化する際の注意点

誤った情報に変換されると、企業全体の業績に直接影響を与えるため、デジタル化は非常に重要な活動です。 したがって、デジタル変革を実施する組織や機関は、次の要素に注意を払う必要があります。

• デジタル化の目標を明確に定義し、この活動はどのようなメリットをもたらしますか? デジタル変革は本当に企業に利益をもたらしますか?
  
• 変換するドキュメントの数は?
• データファイルをどの形式に変換しますか?
• 変換後の品質はどうですか?
• データをデジタル化するにはどれくらいの費用を費やしますか?

また、デジタル化の提供・サポート企業の検討も企業が留意すべき重要な課題です。 データ変換プロセスを迅速かつ正確に実行するには、高度に専門化された技術、最新のサポートマシンを持っている評判の良い会社を選択する必要があります。

MP BPOのデータデジタル化サービス

データをデジタル化することで、従来のデータをデジタル ファイルに変換します。 この活動は、企業が業務の生産性を向上させ、コストを大幅に節約するのに役立ちます。

MP BPO は、テクノロジー プロジェクトの開拓と展開において 20 年以上の経験を持っています。 同時に、数千の国内外企業の業務改善を支援するデジタル サービスを提供します。 当社のサービスを使用すると、お客様は次のことを保証されます。

• 速い変換時間
• 99.9999%の精度
• ハイテク機器と最新技術のサポート
• 手ごろな価格

書類のデジタル化: デジタル変換基盤

データのデジタル化は、4.0 時代の重要なブレークスルーと考えられています。 紙の書類を保管したりする時代遅れの活動を排除し、サーバー システム上のデジタル ファイル ストレージに切り替えます。 そこから、ドキュメントを操作するためのますます簡単な方法がサポートされます。 具体的には、データの収集・分析・活用が便利になり、企業に多くのメリットをもたらします。

したがって、今後はすべての企業がデータのデジタル化を計画し、実行する必要があります。 この形式は、セキュリティ性が高く、運用コストが節約され、従業員が書類を簡単に検索できると評価されています。MP BPO のホットライン 0931 939 453  にすぐに連絡し、気軽に無料ご相談ください。 同時に、最も魅力的ななデータデジタル化サービスパッケージを受けましょう。