Số hóa tài liệu lưu trữ giúp quản lý, khai thác dữ liệu tập trung

Sau khi doanh nghiệp số hóa thành công, toàn bộ thông tin tài liệu của doanh nghiệp sẽ được đẩy lên một hệ thống quản lý chung. Nhờ đó, giảm thiểu được đáng kể số lượng tài liệu giấy cần lưu trữ. Việc sử dụng thông tin số cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những khó khăn khi quản lý so với lưu trữ phân tán tại các giá kệ khác nhau như trước đây nữa. Với các văn bản đã trải qua quy trình số hóa tài liệu, người dùng có thể tiếp cận thông tin mọi lúc mọi nơi không giới hạn. Thậm chí, nhiều người có thể khai thác và sử dụng một tài liệu cùng lúc dễ dàng.

Kéo dài tuổi thọ của tài liệu

Với những tài liệu vật lý, thời gian lưu trữ càng lâu thì chất lượng bản lưu trữ càng giảm. Thậm chí, những tài liệu này còn có khả năng bị hỏng do các yếu tố ngoại cảnh như: ẩm, mốc, mối mọt,… Đặc biệt trong quá trình sử dụng cũng có thể bị thất thoát do người dùng sơ ý.

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ được áp dụng tại các doanh nghiệp xuất hiện như một giải pháp tối ưu giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thông tin được lưu trữ dạng số giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ bao lâu tùy ý mà không cần lo lắng về tuổi thọ tài liệu. Ngoài ra, số hóa tài liệu lưu trữ cũng giúp người udngf dễ dàng khôi phục và chỉnh lý tài liệu dễ dàng hơn.

Đồng nhất về loại hình lưu trữ nhờ số hóa

Với phương pháp lưu trữ truyền thống, người dùng phải bảo quản tài liệu với các vật mang tin của từng loại hình tài liệu lưu trữ riêng, như: tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm…, vì các chế độ bảo quản tài liệu như chế độ nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng khác nhau; hoặc thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng từng tài liệu đó cũng khác nhau. Nhưng với số hóa, doanh nghiệp có thể loại trừ được hầu hết sự khác biệt đó, tạo thuận lợi cho người sử dụng.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Sẽ thật là một thiếu sót nếu không nhắc đến yếu tố tiết kiệm thời gian và chi phí khi áp dụng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ. Tài liệu số hóa có thể tìm kiếm dễ dàng chỉ với một vài thao tác trên máy tính. Đồng thời, nó giúp doanh nghiệp giảm thiểu số lượng tài liệu giấy cần bảo quản nên tiết kiệm được tối đa chi phí thuê nhân công và mặt bằng quản lý.