Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một quá trình quan trọng trong việc xử lý và tạo hình lưu trữ tài liệu. Quá trình này đảm bảo rằng tài liệu được cập nhật, chính xác và dễ dàng truy xuất. Với sự phát triển của công nghệ số hóa, chỉnh lý, quản lý hồ sơ tài liệu cũng đã đi theo xu hướng hiện đại hóa và tự động hóa. Việc triển khai quy trình chỉnh lý tài liệu đòi hỏi sự chuyên nghiệp và am hiểu về quy định của pháp luật liên quan.
Hiện nay, việc lựa chọn đơn vị thực hiện số hóa tài liệu có kinh nghiệm và tận tâm là vấn đề quan trọng đối với các tổ chức và doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ và tầm quan trọng của công việc này trong việc xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu hiệu quả.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là gì?
Chỉnh lý tài liệu được xem là một hoạt động có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp các tài liệu theo chiều hướng phân loại khoa học, nhằm mục đích chỉnh sửa sao cho hoàn thiện, hồi phục, thiết lập hồ sơ mới, định dạng giá trị tài liệu, xây dựng hệ thống hóa và tạo dựng bộ công cụ tra cứu tài liệu.
Điều này cho thấy, chỉnh lý, quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ chính là sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ khác nhau và cần đảm bảo được quá trình công tác lưu trữ, chính xác, nghiêm túc và khoa học. Hơn nữa, để thực hiện số hóa tài liệu một cách tiết kiệm thì chỉnh lý hồ sơ tài liệu sẽ giúp thực hiện đúng, có đủ chuyên môn, doanh nghiệp và được chuyển giao kiến thức từ những người có nền tảng kiến thức vững chắc.
Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn ISO (2023)
Triển khai chỉnh lý tài liệu lưu trữ nhằm mục đích gì?
Việc báo cáo kết quả chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện định kỳ một năm một lần tại các đơn vị lưu trữ tài liệu khối lượng lớn nhằm đạt được những mục tiêu sau đây:
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ và tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu. Điều này đảm bảo rằng tài liệu được sắp xếp một cách hợp lý và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
- Phát hiện các tài liệu cũ hỏng, bị mối mọt hoặc có nguy cơ mất an toàn. Sau đó, tiến hành tái phục hồi và xử lý những vấn đề này để đảm bảo an toàn cho tài liệu.
- Kết hợp việc xác định giá trị của tài liệu nhằm loại bỏ những tài liệu cũ, hỏng hoặc không còn giá trị để tiêu huỷ. Qua đó, tăng cường hiệu quả sử dụng kho tàng, trang thiết bị, và phương tiện bảo quản.
- Đây cũng là bước đầu trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử chung để sử dụng đối với tổ chức và doanh nghiệp.
2 nguyên tắc khi triển khai chỉnh lý tài liệu
Dưới đây sẽ là các nguyên tắc khi tiến hành triển khai chỉnh lý tài liệu các bạn cần lưu ý và nắm rõ.
Các nguyên tắc cần nắm rõ khi triển khai chỉnh lý, quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ
Không phân tán tài liệu trong phông
Phông lưu trữ được hiểu là một dạng tài liệu đã được triển khai gần như là hoàn hảo. Trong quá trình chỉnh lý hồ sơtài liệu trong phông, việc đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh là rất quan trọng.
Do đó, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình thành phông, các nhóm cơ bản theo phương án phân loại cần được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt. Điều này giúp tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau khi chỉnh lý, từ đó tạo ra sự thuận tiện cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu
Nguyên tắc xuất sinh
Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng tự nhiên quá trình hình thành tài liệu trong hoạt động của cơ quan hoặc đơn vị tạo ra phông lưu trữ. Trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa, phục hồi hoặc tạo mới hồ sơ) và phân loại, cần tôn trọng thứ tự theo dõi và giải quyết công việc của tài liệu.
Hiện nay, chỉnh lý tài liệu được áp dụng theo nguyên tắc của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, theo công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đầy đủ các hoạt động của cơ quan hoặc tổ chức tạo ra phông lưu trữ và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu.
TUYỂN NHÂN VIÊN CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
7 bước quy trình triển khai chỉnh lý tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp
Bước 1: Xác nhận
Quá trình này liên quan đến việc chuyển giao tài liệu từ nơi lưu trữ tài liệu đến bộ phận chỉnh lý. Mục đích của bước xác nhận là đảm bảo rằng tài liệu được cung cấp chính xác và có liên quan. Quá trình giao nhận tài liệu phải được ghi lại trong biên bản theo mẫu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quy định về chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính.
Bước 2: Sắp xếp
Trong bước này, đơn vị thực hiện chỉnh lý nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ và tài liệu giao nhận từ đơn vị hoặc cá nhân khác để hiểu về thông tin ban đầu của tài liệu. Đơn vị thực hiện chỉnh lý, quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ sẽ sắp xếp các mục theo trình tự và theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Tóm tắt
Bước này bao gồm việc cắt giảm dữ liệu, loại bỏ tài liệu trùng lặp, cũ, hỏng, hết hạn hoặc không thể khai thác được để xác định lượng tài liệu cần số hóa chính xác. Bước này giúp đơn vị thực hiện và tổ chức/doanh nghiệp nắm bắt tình hình số lượng, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của tài liệu, từ đó lập kế hoạch thu thập và sưu tầm tài liệu trước khi tiến hành sắp xếp.
Bước 4: Tập hợp
Sau giai đoạn tóm tắt, đơn vị thực hiện tập hợp các tài liệu, kết hợp các phần dữ liệu để có đủ thông tin cho bước phân tích.
Bước 5: Phân tích
Ở bước này, tài liệu được xác định dựa trên các yếu tố sau:
- Tên phông và giới hạn thời gian tài liệu: xác định thời gian sớm nhất và thời gian muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu chuẩn bị để chỉnh lý.
- Khối lượng tài liệu cần chỉnh lý: số mét giá (đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) hoặc số cặp, gói tài liệu hoặc số hồ sơ, đơn vị lưu trữ.
Bước 6: Báo cáo chi tiết hoặc tóm tắt quá trình số hóa
Việc báo cáo chi tiết hoặc tóm tắt quy trình số hóa sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ được thông tin, kiểm tra và sửa đổi sao cho phù hợp. Điều này giúp tài liệu đảm bảo chi tiết và tóm tắt đầy đủ quy trình số hóa.
Bước 7: Phân loại tài liệu số hóa theo yêu cầu của tổ chức/doanh nghiệp
Nhìn chung, hiện nay các tổ chức và doanh nghiệp đã tự chủ trong việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ tài liệu của mình. Tuy nhiên, với những đơn vị có khối lượng tài liệu lớn và tình trạng vật lý kém, cũ, hỏng, việc tự triển khai gặp nhiều khó khăn do hầu hết cán bộ thiếu chuyên môn và kinh nghiệm trong quá trình chỉnh lý. Do đó, việc lựa chọn một đơn vị số hóa tài liệu có kinh nghiệm và uy tín được xem là ưu tiên hàng đầu của nhiều tổ chức và doanh nghiệp hiện đại
Xử lý ngôn ngữ tự nhiên – Tiến bộ công nghệ đầy tiềm năng
Trong thời đại số hóa hiện nay, việc chỉnh lý tài liệu không chỉ là một nhiệm vụ cần thiết mà còn là một bước quan trọng trong việc phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động của các tổ chức và doanh nghiệp. MP BPO hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý tài liệu đáng tin cậy và chính xác.
Chính vì vậy, MP BPO tự hào là đơn vị có kinh nghiệm và uy tín trong lĩnh vực chỉnh lý số hoá tài liệu. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và am hiểu về các quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ, MP BPO cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Đối với MP BPO, sự hài lòng của khách hàng luôn là ưu tiên hàng đầu. MP BPO cam kết cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ đáng tin cậy, hiệu quả và đáp ứng đúng yêu cầu của từng doanh nghiệp và tổ chức. Với kinh nghiệm và chuyên môn, chúng tôi tự tin rằng MP BPO là đối tác đáng tin cậy để giúp quý khách hàng nâng cao hiệu suất và hiệu quả trong quá trình quản lý tài liệu.