Cách số hóa tài liệu nhanh chóng và tiết kiệm chi phí nhất

Cách số hoá tài liệu là một trong những phương pháp phổ biến, được các doanh nghiệp áp dụng để chuyển đổi mô hình kinh doanh sang nền tảng kinh tế số. Hoạt động này không đơn thuần là xu hướng mà đã trở thành vấn đề tất yếu mà công ty nào cũng nên áp dụng. 

Cụ thể, phần mềm số hóa tài liệu giúp chuyển đổi các định dạng truyền thống như giấy tờ, hồ sơ, hình ảnh, bảng vẽ… sang dạng digital và quản lý trên phần mềm một cách dễ dàng. Từ đó loại bỏ các nguy cơ về thất lạc, mất mát, hư hỏng giấy tờ. Bên cạnh đó, còn tối ưu hóa năng suất làm việc. Người dùng có thể tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác nhất. Để hiểu rõ hơn về cách số hoá tài liệu cũng như những công việc cần thực hiện đồng thời khi chuyển đổi dữ liệu, hãy cùng MP BPO theo dõi ngay trong bài viết sau đây.

Hiểu rõ về số hoá tài liệu

Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi các thông tin và dữ liệu từ hình thức truyền thống như giấy tờ, hình ảnh, tài liệu in… sang định dạng kỹ thuật số (số hóa) để có thể lưu trữ, quản lý, tra cứu một cách dễ dàng hơn. Cách số hoá tài liệu cho phép biến đổi thông tin thành dạng số, thường là các file điện tử như PDF, DOCX, JPEG, PNG….

Số hóa tài liệu là một trong quá trình cần thiết khi thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Quy trình số hóa hồ sơ thường bao gồm việc quét (scanning) tài liệu giấy để tạo thành hình ảnh số và/hoặc sử dụng công cụ OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để nhận dạng và chuyển các ký tự trong hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa được. Sở dĩ hoạt động chuyển đổi số đang ngày càng phát triển và được hầu hết các doanh nghiệp đón nhận là bởi các lý do sau đây:

• Tiết kiệm không gian lưu trữ: Tài liệu số có thể lưu trữ trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ điện tử, giảm thiểu nhu cầu sử dụng không gian vật lý cho việc lưu trữ giấy tờ.
• Dễ dàng quản lý và tìm kiếm: Cách số hoá tài liệu cho phép tổ chức và quản lý thông tin một cách hiệu quả, và tìm kiếm thông tin nhanh chóng thông qua các công cụ tìm kiếm và phân loại.
• Bảo mật và sao lưu dễ dàng: Tài liệu số có thể được mã hóa và sao lưu định kỳ để đảm bảo bảo mật và ngăn chặn mất mát dữ liệu.
• Tiện lợi trong việc chia sẻ: Tài liệu số có thể được chia sẻ dễ dàng qua email, mạng xã hội hoặc các hệ thống truyền thông khác, giúp tăng cường khả năng truyền tải thông tin.

Phần mềm Số hóa tài liệu tốt nhất

Cách số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn chuyên nghiệp

Thông thường, tùy theo mục tiêu chuyển đổi dữ liệu mà quy trình số hoá cũng được tiến hành theo các trình tự khác nhau. Tuy nhiên, cách số hoá tài liệu cơ bản sẽ được thực hiện thông qua 5  bước sau đây:

Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ? Các bước số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp

Bước 1: Nhận tài liệu cần số hoá lưu trữ

Cách số hóa tài liệu tiêu chuẩn là người dùng cần xác định tài liệu cần thực hiện. Bởi vì trên thực tế kho lưu trữ của mỗi doanh nghiệp là rất nhiều. Do đó, cùng một lúc không thể chuyển đổi toàn bộ mà cần phân loại và thực hiện theo từng mục khác nhau. 

Tiến hành xác định và nhận các tài liệu cần số hoá từ nguồn cung cấp hoặc khách hàng yêu cầu (đối với bên thứ ba). Đảm bảo có đầy đủ thông tin về số lượng tài liệu, định dạng và yêu cầu cụ thể của dự án.

Bước 2: Chuẩn bị, sắp xếp tài liệu

Việc kiểm tra và chuẩn bị tài liệu được thực hiện thông qua các bước sau:

• Chuẩn bị tài liệu bìa cứng, ghim và kẹp. 
• Làm phẳng tài liệu cần scan
• Phân loại tài liệu theo từng dạng khác nhau, đảm bảo dữ liệu không trùng lặp và không bị rách (Đối với tài liệu cần scan từng tờ). Đối với các tài liệu dạng đóng quyển cần sử dụng thêm công nghệ hỗ trợ như Bookscan để đảm bảo công việc tiến hành nhanh và thuận lợi. 

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Chọn phần mềm số hoá tài liệu hoặc hệ thống quản lý tài liệu (Document Management System – DMS) phù hợp với nhu cầu của dự án. Đảm bảo hệ thống được cài đặt đúng cách và tương thích với các định dạng tài liệu cần số hoá.

Tiến hành scan tài liệu, thiết lập hình ảnh, định dạng và đặt tên file. Sắp xếp đóng quyền hoặc ghim lại tài liệu đã được scan xong. Cuối cùng, tạo siêu dữ liệu metadata và lưu trữ trên hệ thống máy tính.

Bước 4: Kiểm tra chất lượng tài liệu

Cách số hoá tài liệu chuẩn không thể bỏ qua bước kiểm tra chất lượng dữ liệu. Hoạt động này bao gồm việc rà soát lại nội dung, định dạng, hình ảnh/chữ viết/âm thanh….sau đó loại bỏ và scan lại đối với những dữ liệu không đạt chuẩn. 

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu

Sau khi hoàn thành số hoá tài liệu, tiến hành nghiệm thu để kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của quy trình số hoá. Bàn giao tài liệu số hoá cho khách hàng hoặc đơn vị lưu trữ theo yêu cầu. Đảm bảo khách hàng đã nhận đúng số lượng và đúng định dạng tài liệu đã được chuyển đổi. 

Xây dựng quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn

Các công việc cần thực hiện đồng thời khi số hoá tài liệu

Cách số hoá tài liệu hiệu quả cần thực hiện đồng thời nhiều công việc để đảm bảo quá trình diễn ra nhanh chóng và đáp ứng các yêu cầu cụ thể của dự án. Các công việc quan trọng bao gồm:

Quy trình số hóa tài liệu thư viện? Lưu ý đến các công việc cần thực hiện đồng thời khi số hoá tài liệu

Lựa chọn định dạng file ảnh

Quyết định định dạng file ảnh phù hợp cho việc số hoá tài liệu. Định dạng phổ biến thường được sử dụng là JPG, PNG hoặc TIFF. Mỗi định dạng ảnh sẽ có ưu và nhược điểm riêng biệt. Do đó, việc lựa chọn đúng định dạng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng và kích thước của file ảnh số hóa.

Chọn vật mang tin lưu giữ tài liệu số hoá

Vật mang tin sẽ trở thành nơi lưu trữ tài liệu lâu dài, vì thế người dùng cần chọn thiết bị phù hợp để đáp ứng nhu cầu về dung lượng, độ an toàn và độ bền của thiết bị. Sau đây là các vật mang tin thường được sử dụng nhiều nhất: 

• Đĩa CD: Tuổi thọ trung bình 5 năm
• Đĩa DVD: Tuổi thọ trung bình 8 năm (dung lượng gấp 8 lần đĩa CD)
• Ổ cứng: Có thể lưu trữ tài liệu lên đến 10 năm
• Thiết bị lưu trữ mạng NAS: Có thể lưu trữ tài liệu lên đến 20 năm
• Bằng từ: Thời gian lưu trữ dữ liệu 25 năm
• Giấy công nghiệp: Thời gian lưu trữ từ 50 – 60 năm
• Giấy dó: Tuổi thọ trung bình lên đến 400 năm
• Microfilm: Có tuổi thọ cao, lưu trữ được hơn 500 năm
• Giấy chuyên dụng: Thời hạn lưu trữ dài nhất, được khoảng 1000 năm trở lên

Thiết lập Metadata

Metadata là thông tin mô tả về tài liệu số hoá, chẳng hạn như tiêu đề, tác giả, ngày tạo, từ khóa, chủ đề và các thông tin liên quan khác. Cách số hóa tài liệu chuẩn không thể bỏ qua bước thiết lập meta, hoạt động này giúp việc quản lý và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Bên cạnh đó, thông qua metadata người dùng còn nhận biết được các thông số kỹ thuật như: kích thước dữ liệu, danh mục nghiệp vụ…Những thông tin trên sẽ hướng người dùng tìm đến đúng tài liệu mong muốn trong trường hợp không có thông tin chính xác về tài liệu. 

Dịch vụ Số hoá tài liệu lưu trữ, số hoá quy trình tổng thể

Bài viết trên vừa cung cấp đầy đủ các thông tin về cách số hoá tài liệu cũng như các công việc cần thực hiện song song khi chuyển đổi dữ liệu sang dạng digital. Có thể thấy, hoạt động này là vô cùng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các cá nhân, tổ chức, công ty chưa có đủ nguồn nhân lực và công cụ để có thể chuyển hoá dữ liệu một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và chính xác nhất. Chính vì thế, việc hợp tác với dịch vụ công nghệ thuê ngoài là lựa chọn chính xác và hữu hiệu nhất lúc bấy giờ. 

MP BPO là đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong việc cung cấp các giải pháp công nghệ đến với khách hàng. Cách số hóa tài liệu của MP BPO được tiến hành bởi máy móc hiện đại cùng nguồn nhân lực chuyên môn cao. Đảm bảo có thể chuyển đổi thông tin nhanh chóng, chính xác và hoàn hảo nhất!